Le conversazioni del Managers’Cafè – Le sfide della leadership a distanza

Managers'CAfè3_16Come cambia la comunicazione quando il team lavora disperso sul territorio, quando il leader non può più approfittare dell’informalità che il lavorare condividendo anche uno spazio fisico ti concede? Come sostituire  il supporto reciproco che il team si dà quando lavora (fisicamente) insieme?  Ecco alcune delle domande che sono nate al MANAGERS’CAFE’ ascoltando la storia di Giovanni.

Giovanni è il responsabile di dipartimento e project manager di una media azienda di soluzioni informatiche che per la prima volta si trova a gestire il suo team completamente da remoto. Sta iniziando, infatti, un’importante progetto in cui le sue persone lavoreranno sempre fuori ufficio, ognuno in una sede diversa.

La differenza in  questa situazione è che di solito Giovanni ed il suo team sono abituati a lavorare a stretto contatto. Per mantenere gli stessi livelli (alti) di performance, Giovanni è consapevole di dover adattare la sua leadership alle nuove condizioni di progetto.

Nella nostra conversazione al MANAGERS’CAFE’ abbiamo convenuto che in questa situazione ciò che cambia maggiormente è:

  • L’immediatezza del feedback reciproco
  • L’immediatezza del supporto reciproco tra i membri del gruppo
  • Il continuo allineamento
  • Il livello di responsabilità individuale nei progetti (flusso decisionale)
  • Il livello di responsabilità individuale nel rappresentare l’azienda (branding)
  • Il feedback del cliente

Per ridurre la distanza, mantenere l’allineamento del progetto condividendo le informazioni  sulla soddisfazione del cliente e sul andamento del progetto  è necessario che Giovanni mantenga viva la comunicazione definendo  un piano che prevede l’utilizzo di strumenti  tecnologici ed  incontri di persona.

I gruppi che si sono formati nel nostro salotto manageriale hanno lavorato insieme per definire un piano di comunicazione che utilizzi tutti gli strumenti a disposizione di Giovanni. Su una scala temporale abbiamo, utilizzando post-it di colore diverso per rappresentare il piano di Giovanni

  • Riunioni con tutto il gruppo – VERDE
  • Conference call di gruppo – BLUE
  • Messaggi su Gruppo Whatsapp – ARANCIO
  • Mail di gruppo – AZZURRO
  • Telefonate 1-1 – ROSA
  • Mail 1-1 – GIALLO
  • Incontri 1-1 – ROSA CHIARO

Grazie alla ricchezza che solo la diversità ci consente di avere i tre piani di comunicazione sono risultati uno diverso dall’altro ecco gli esempi

STRUMENTI CONTENUTO FREQUENZA QUANDO
Riunioni fisiche tutto il gruppo Avanzamento generale progetto ed i singoli siti 1 volta mese 1° lun mese
Conf call di gruppo Discussione problematiche emerse nei singoli siti 1 volta settimana Giovedì
Mail di gruppo Comunicazione leader vs follower – TOP -> BOTTOM 3 volta settimana Lun, Mer,Ven
Telefonate 1-1 Singola necessita’ Su condizione quando serve
Mail 1-1 Singola necessita’ Su condizione quando serve
Incontri 1-1 Sintesi avanzamenti, criticità , proposte e feedback cliente 1 volta a settimana per collaboratore Martedì
Chat evernote Continua su richiesta del singolo

 

STRUMENTI CONTENUTO FREQUENZA QUANDO
Riunioni fisiche tutto il gruppo Avanzamento generale progetto ed i singoli siti 1 volta mese Venerdì
Conf call di gruppo Feedbacks Cliente 1 volta settimana mercoledì
Mail di gruppo Comunicazione leader vs follower – TOP -> BOTTOM La prima settimana tutti i giorni, poi al bisogno
Telefonate 1-1 Singola necessita’ 1 volta alla settimana , 10 minuti
Mail 1-1 Singola necessita’ no
Incontri 1-1 Sintesi avanzamenti, criticità , proposte e feedback cliente 1 volta al mese in concomitanza con la riunione di gruppo Martedì
Messaggi su Whatsup NO No
STRUMENTI CONTENUTO FREQUENZA QUANDO
Riunioni fisiche tutto il gruppo Avanzamento generale progetto ed i singoli siti 1 volta mese
Conf call di gruppo Discussione problematiche emerse nei singoli siti 1 volta settimana Lunedì
Mail di gruppo Comunicazione leader vs follower – TOP -> BOTTOM 1 volta alla settimana
Telefonate 1-1 Veloce stato di vanzamento 1 volta alla settimana , 10 minuti quando serve
Mail 1-1 Relazione al capo 1 volta a settimana Venerdì
Incontri 1-1 Sintesi avanzamenti, criticità , proposte e feedback cliente 1 volta al mese in concomitanza con la riunione di gruppo Martedì
Messaggi su Whatsup Per urgenze Al bisogno

La riunione di gruppo in presenza  una volta al mese e la conference call, di gruppo, una volta alla settimana sono due delle caratteristiche comuni a tutti i piani  di comunicazione presentati.

Per quanto riguarda le mail (sia di gruppo che singole) le scelte sono state diverse, che chi le predilige e chi cerca di evitarle.  In generale molte delle azioni prevista dai piani di comunicazione prediligono il rapporto tra 1 a 1 tra Giovanni ed i suoi collaboratori.

Su due punti sono emerse le differenze maggiori. Il primo è quello relativo a come mantenere compatto il gruppo in modo da conservare l’abitudine al supporto reciproco. Non tutti i gruppi hanno valutato importante allo stesso modo la forza di un gruppo compatto.

Una delle nostre partecipanti ha condiviso la sua esperienza in cui grazie all’utilizzo della messaggistica istantanea è riuscita a mantenere nel gruppo sia la condivisione delle soluzione che il buono umore del gruppo. Veramente interessante!

L’altro punto su cui le nostre “chiacchiere” si sono soffermate è come mantenere l’attenzione al cliente, e su questo punto alla fine ci siamo trovati tutti d’accordo. Giovanni dovrà viaggiare e andare a trovare il cliente almeno una volta al mese perché il rapporto con il CLIENTE non si può mai delegare. E questa visita al cliente può essere un’occasione di aumentare la visibilità delle sue persone agli occhi del Cliente oltre ad offrire l’opportunità per dei colloqui 1-1.

Un buon leader lavora con gruppi motivati e che si autosostengono ed è per questo che nel momento in cui lavoriamo a distanza dobbiamo impegnarci per mantenere i contatti con i singoli, i contatti con l’intero gruppo e soprattutto la comunicazione delle persone del team tra di loro, assicurando quel clima di collaborazione e fiducia che la distanza può affievolire.

Gestire un team che lavora in remoto richiede al leader molta energia che se è ben spesa grazie ad una buona organizzazione che tenga conto  dei rapporti individuali, della compattezza del team e della soddisfazione del cliente,   permette alle persone del team di crescere sempre di più e  di raggiungere ottimi risultati di progetto.

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