Le conversazioni del MANAGERS’CAFE’ – Smart working: le sfide nell’equilibrio tra autonomia e controllo

Lo SMART WORKING è diventato sinonimo di flessibilità del lavoro e di risparmio in termini di spostamenti, spazi ed energia. E’ un modo di lavorare in cui l’ufficio perde la sua importanza come luogo di ritrovo quotidiano delle persone, gli incontri ed il coordinamento avvengo grazie agli strumenti tecnologici che ci connettono anche se siamo fisicamente distanti.

Questo modo di lavorare  richiede, da parte di tutti, una modalità di gestione delle attività diverso ed è proprio questa diversità che abbiamo investigato al MANAGERS’CAFE’ di AprilePaolo, il protagonista della nostra storia, è il manager di una decina di persone, che opera in autonomia fuori dall’ufficio per la gran parte del tempo. Recentemente, al gruppo è stato assegnato un progetto molto complesso e innovativo, che sfiderà le competenze di tutti. La Direzione chiede a Paolo di relazionare spesso ed in modo molto dettagliato sull’andamento del progetto; in altre parole esige un controllo stretto su un progetto che per l’azienda è critico.

Paolo si trova davanti ad un dilemma che non è facile risolvere, come aumentare il controllo senza demotivare le persone. Se lavorassero tutti nello stesso ufficio vedrebbe come stanno andando le attività e con modi informali sarebbe più facile informarsi sullo stato di avanzamento del progetto. Ma Paolo è in un certo senso cieco, i suoi sono lontani e si sentono solo per le riunioni programmate di progetto.

Ed è proprio il coordinare senza vedere quello che fanno gli altri, in un certo senso alla cieca, che abbiamo simulato al Managers’Cafè.  Abbiamo assegnato ad ogni gruppo il compito di descrivere la stanza, con l’obbiettivo che tutti i membri del team  siano pronti a rispondere in modo omogeneo a domande sulla descrizione eseguita. I capi del team hanno indossato la loro mascherina, per lavorare alla cieca.

Veder lavorare i diversi gruppi con il coordinatore bendato è stato veramente interessante. Tutti gruppi hanno scelto un metodo di comunicazione simile, un portavoce del gruppo teneva aggiornato il coordinatore e gli altri comunicavano liberamente tra di loro.

Al termine dell’esperimento abbiamo chiesto ai gruppi cosa avrebbero cambiato e cosa avrebbero rifatto. In sintesi  la comunicazione nel team e con il coordinatore, la suddivisione dei compiti è stata positiva mentre andrebbe migliorato l’ascolto del cliente, la condivisione delle modalità di lavoro e dei dettagli, ed una maggiore attenzione ai tempi.

I suggerimenti  per coordinare un team remoto che sono emersi in modo molto chiaro durante questo MANAGERS’CAFE’ sono:

  • ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: oltre alla suddivisione dei compiti è importante condividere i metodi, gli schemi di lavoro. Spesso ci si concentra solo sul cosa deve essere fatto piuttosto che sul come farlo (metodologia condivisa), in questo modo si rischia di dover utilizzare più tempo per mettere insieme i contributi di tutti.
  • CONTROLLO:Il coordinatore remoto rischia di disturbare il suo team se non tiene a bada l’ansia di controllo. Mantenere alta la motivazione dei collaboratori è essenziale ed è il vero elemento da controllare se si vuole assicurare il successo del progetto ed il rispetto dei tempi.
  • COMUNICAZIONE: Il team per lavorare bene da remoto deve avere ampi spazi di confronto tra team. La comunicazione non deve passare solo attraverso il coordinatore. Ciò è abbastanza controintuitivo, spesso infatti si pensa che il coordinatore debba, per favorire l’efficienza raccogliere tutte le informazioni e poi redistribuirle ai membri del team. In realtà più i è proprio questa comunicazione, talvolta informale, che manca ai team quando lavorano da remoto ed è questa comunicazione che rende più efficace il lavoro e sicuro il risultato.

Il Managers’ Café torna il 9 Maggio  con i suoi casi e le sue domande. Se volete partecipare, iscrivetevi

Le serate  animate da @FormazioneNetwork del Managers’Café sono  aperte a tutti, fino ad un limite di 20 partecipanti. Seguiteci nei  gruppi di LinkedIn e Facebook .

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Managers’Cafè – 6 Dicembre 2017 – Integrare due team creando senso di appartenenza

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Il caso di Dicembre ci porta  ad affrontare le problematiche  del senso di appartenenza nell’integrazione di team. Quando due gruppi si uniscono, come succede in una fusione,  è essenziale creare  in questo nuovo team  un buon clima il prima possibile in modo da ottenere i risultati di business grazie al contributo di tutte le persone. Quali sono le leve per accrescere il senso di appartenenza? Talvolta non basta  sviluppare solo le relazioni personali, su cosa puntare?

MERCOLEDÌ  8 Novembre 18.00-19.30
Formazione Network – Viale Nino Bixio, 2 – Verona

IL CASO AZIENDALE: Emma è stata assunta da qualche mese come responsabile del gruppo IT di un’azienda che sta affrontando una fusione.  E’ stata scelta per guidare all’integrazione dei servizi e dell’infrastruttura tecnologica i due team IT, provenienti dalle precedenti aziende.  La Direzione ha deciso infatti di puntare su una persona esterna alle due organizzazioni per assicurare il massimo dell’obbiettività,e perché i due precedenti capi funzione se ne sono andati poco prima del merger. Il compito è arduo, Emma si rende conto che solo un team coeso ed affiatato può ottenere i risultati attesi nei tempi che le sono stati dati. Altra sfida è non perdere, in questo momento delicato, nessuna delle persone che fanno parte del suo team. Dal suo arrivo si è molto impegnata nell’organizzare il gruppo, coinvolgere e motivare le persone, incoraggiandole a dare il massimo. Il suo approccio è stato molto relazionale, ha investito sull’integrazione dei due team da un punto di vista personale, improntando le relazioni professionali sul confronto aperto e la convivialità.  La maggior parte delle persone, pur a diverso livello di entusiasmo, hanno apprezzato l’approccio di Emma ed hanno iniziato a collaborare fattivamente tra di loro. Ma non tutti: una minoranza non trascurabile sembra impermeabile. Quali altri strategie di connessione può utilizzare Emma? Oltre alle relazioni sociali, quali sono le altre forme per aumentare il senso di appartenenza ad un’organizzazione?

La partecipazione è gratuita e limitata a 20 persone, quindi affrettati ad iscriverti

ISCRIVITI AL MANAGERS’CAFE’

MANAGERS’CAFÉ è gestito e facilitato dai coach e consulenti di Formazione Network, che mettono a disposizione la loro ricca e diretta esperienza di consulenza organizzativa e di sviluppo di leadership e di business.
Sei un manager, un dirigente, un imprenditore,  un professionista? Ti aspettiamo al MANAGERS’CAFE’.
Partecipando attivamente al MANAGERS’CAFÉ ti eserciti ad affrontare e risolvere i momenti problematici della tua vita.

Le conversazioni del Managers’Cafè – Come la comunicazione interna sostiene il branding

MngCafAPR Ritornano le conversazioni del MANAGERS’CAFÉ   in cui si racconta di cosa abbiamo parlato nell’incontro di Aprile dedicato alla comunicazione interna e di come questa influisca sul branding di un’azienda.

Nella nostra storia di Aprile abbiamo incontrato Cristina  nuova AMMINISTRATORE DELEGATO di una media azienda padronale.  Felice della sua nuova posizione, anche grazie alla sintonia che ha con l’imprenditore, la nostra protagonista nota la mancanza di punti di riferimento e modalità certe nella comunicazione interna.  Durante il MANAGERS’CAFÉ abbiamo riflettuto  sulle caratteristiche che deve avere la comunicazione interna per essere una leva  una leva di successo per il business ed il BRANDING aziendale.

L’incontro è stato un successo sia in termini di partecipazione, avevamo ospiti anche le studentesse americane di un corso di Marketing, che per la vivacità delle opinioni. La comunicazione interna rimane un tema centrale nelle aziende e probabilmente non ci si lavora mai abbastanza!

La comunicazione interna ha come funzione quella di sostenere il miglior ambiente di lavoro possibile per un’azienda.  Per essere concreti nei nostri suggerimenti a Cristina abbiamo preso in considerazione uno degli elementi principali della comunicazione interna in aziende medio grandi e cioè il VADEMECUM aziendale, documento che deve contenere fondamentalmente due tipologie di informazioni

Cosa  l’azienda si aspetta dal collaboratore

  • Le Modalità di lavoro (company practice)
  • Informazioni di base (sicurezza, sedi, orari..)
  • Lo stile aziendale (valori, comportamenti,  livelli di autonomia)

Cosa  ogni collaboratore deve sapere dell’azienda

  • Prodotti e servizi
  • Performance aziendale \Andamento del business
  • Le persone di riferimento – Leadership

Ed abbiamo chiesto ai partecipanti del  MANAGERS’CAFÉ quali informazioni devono esserci in ognuno di queste aree.

La conversazione nei diversi gruppi è stata accesa e dopo 20 minuti di lavoro abbiamo ottenuto una lista dettagliata e completa dei contenuti di ogni sezione.  A questo punto abbiamo potuto focalizzarci sull’argomento essenziale su come “misurare ” l’impatto di una buona comunicazione interna sul branding aziendale.

Infatti se la comunicazione interna è  efficace ed è leva positiva per il benessere all’interno dell’organizzazione i collaboratori parlano bene dell’azienda e accrescono il BRANDING dell’azienda in modo sinergico al Marketing.

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Dalle considerazioni fatte al MANAGERS’CAFÉ  emerge che  essere ben informati e aggiornati permette alle persone di sentirsi considerate, rispettate e sicure, valorizzate nelle proprie capacità. Essere immersi in un ambiente coerente, che trasmetta una strategia chiara, permette ai collaboratori di concentrarsi nel proprio lavoro, aggiungendo quel qualcosa in più alla loro routine giornaliera, contribuendo con nuove idee e nuove soluzioni, sentirsi orgogliosi del proprio lavoro, motivati e coinvolti, avere consapevolezza della forza dell’azienda e trarre da questa identità un senso di appartenenza che permetta loro di raggiungere meglio ai loro obiettivi personali e a quelli aziendali.

Le informazioni chiare e ben gestite evitano tanto i pettegolezzi interni, quanto contribuiscono ad alimentare all’esterno la fama positiva dell’azienda (azienda forte, affidabile, seria, meritocratica, che mette al centro le persone e sulla quale si possa investire), trasmettono la buona cultura dell’azienda e dei suoi valori, alimentando un positivo “passaparola” che parte dalle stesse persone che vi lavorano.

Quindi investire sulla comunicazione interna ha sia effetti sul branding che sull’engagement e che il ritorno dell’investimento si può misurare in soddisfazione da parte dei collaboratori e produttività.

Il fatto di avere come ospiti un gruppo di studentesse americane che studiano a Verona, ha messo l’accento sul ruolo che hanno le differenze culturali nella comunicazione aziendale e quanto queste pesino sull’efficacia della comunicazione interna ed esterna. In un mondo sempre più interculturale e in presenza  di  strategie che coinvolga persone o mercati culturalmente diversi, è dunque prioritario tenere conto di tali differenze, per evitare  o gaffe che ne compromettano i risultati.

VI aspettiamo al prossimo MANAGERS’CAFÉ mercoledì 4 Ottobre!

Grazie a Paola Angelucci – Coautrice del post.

Workshop – I vetrai della cattedrale: Influenzare per innovare

WORKSHOP – Influenzare per innovare:  L’arte di capitalizzare le opportunità
  I VETRAI DELLA CATTEDRALE- BUSINESS GAME

1 giornata per investire sulla tua capacità di influenzare persone e team

Formazione Network Verona
Martedì 26 Settembre  9-18 

ISCRIVITI SUBITO

I nostri successi dipendono spesso anche dai  successi delle persone e dei team con cui lavoriamo e collaboriamo. Per  coinvolgere gli altri  hai bisogno di  individuare  nuovi modi di promuovere le tue idee migliori.

Stimola e migliora la tua capacità di comunicare in modo influente giocando ai VETRAI DELLA CATTEDRALE©. In questo workshop aumenti la consapevolezza del tuo modo di essere influente, acquisisci strumenti e metodologie da integrare nel tuo lavoro e che rafforzano la tua capacità di incidere positivamente su persone e  gruppi di stakeholder.

Il WORSKSHOP  è basato  sul Gioco formativo da tavolo I VETRAI DELLA CATTEDRALE©.
Nel gioco si apre uno spazio metaforico che crea quella distanza dalla quotidianità professionale che ci permette di integrare le nostre conoscenze e competenze con concetti e comportamenti nuovi e diversi. Le riflessione che si sviluppano ci permettono di valutare l’effetto delle nostre decisioni e dei comportamenti giocati sul raggiungimento degli obbiettivi.

 I VETRAI DELLA CATTEDRALE© un gioco formativo da tavolo: mettendo  in campo la tua creatività, contribuisci alla creazione  di un’opera corale. La bellezza del rosone dipende dalla capacità dei giocatori di produrre idee innovative e dalla loro abilità di influire positivamente su tutto il gruppo.  VINCE chi raggiunge i propri obbiettivi capitalizzando le  opportunità del contesto.

Scarica la scheda corso per saperne di più.

 

API DONNE VERONA incontra MANAGERS’CAFÉ – Storie di Leadership: piccole imprese e miglioramento

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Il MANAGERS’CAFÉ va in trasferta! Siamo ospiti con una nuova storia ad API DONNE VERONA.

Mercoledì 17 Maggio 2017 dalle 18 alle 20
 Apindustria – Via Albere, 21 Verona
La partecipazione è GRATUITA
Conferma la tua presenza a: Presidenza.apid@apiverona.net

Un momento di incontro informale e stimolante, in cui partendo da un caso concreto, tratteremo e ci confronteremo su argomenti di relazioni aziendali, comunicazione interna, leadership.

CASO: Giovanna e Giacomo hanno da qualche tempo preso le redini dell’azienda paterna. È una piccola azienda produttiva, con solo una ventina di dipendenti, che ha superato con successo sia lo scoglio della crisi oltre che le difficoltà del passaggio generazionale.
La crescita del giro d’affari si sta facendo ora sostenuta, ed ha richiesto l’assunzione di due nuove persone, due giovani volenterosi. Il primo è stato inserito in magazzino e lavora gomito a gomito con Francesco, un dipendente storico dell’azienda, una di quelle
persone preziose che dell’azienda conosce tutto e tutti e che è anche amico di Giacomo fin dall’infanzia. La nuova ragazza va a lavorare in amministrazione dove collabora con Giovanna.
Giovanna si è presa la responsabilità di istruire i due nuovi assunti nel loro nuovo lavoro, mentre Giacomo, da buon commerciale, è fuori azienda. Dopo pochi mesi, come un fulmine a ciel sereno, Giacomo arriva in azienda preoccupato ed in modo molto
aggressivo racconta alla sorella che Francesco gli ha raccontato come il ragazzo gli manchi di rispetto (crede di sapere tutto lui) e la nuova ragazza dell’amministrazione gli dia man forte: di fatto si sono alleati contro di lui. Se non se ne vanno loro, se ne va
Francesco.  Giovanna è stupita di non essere stata informata prima di questi dissapori, si sente colpita personalmente e teme una escalation sia
con suo fratello che con gli altri dipendenti.

Cosa devono fare Giovanna e Giacomo per evitare di perdere Francesco e i nuovi
collaboratori? Come imprenditori, quali sono i pericoli che si devono evitare nell’introdurre nuovi collaboratori? Che opportunità hanno di migliorare la loro organizzazione?

Partecipando attivamente al MANAGERS’CAFÉ ti eserciti ad affrontare e risolvere i momenti problematici della tua vita aziendale. Vi aspettiamo a questo evento “fuori casa”.

Le conversazioni del Managers’Cafè- Guida di sopravvivenza nella giungla delle e-mail

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Risposta Caso 1

Le mail, gioie e dolori nell’utilizzo di  un mezzo di comunicazione ormai essenziale nel lavoro. Molte delle informazioni quotidiane passano dalle e-mail, è ormai così naturale scrivere un’email per avere una informazione o per darla che talvolta non ci alziamo neppure dalla scrivania per andare a parlare direttamente ad un collega. E’ così che le nostre caselle di posta si riempiono velocemente e passiamo quasi più tempo  con lo sguardo fisso sul monitor che confrontandoci con le persone.

Proprio di mail e dei problemi che possono nascere (e che nascono) da un uso non attento di questo strumento abbiamo parlato nel MANAGERS’CAFÉ  di Marzo. Nel nostro salotto del management abbiamo dato i nostri consigli a Matilde, Direttore delle Risorse umane di una media azienda italiana, che ci chiedeva come scrivere un galateo delle e-mail.

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Risposta al caso 2

Molti dei nostri ospiti hanno raccontato la propria esperienza con le guide all’utilizzo delle mail, i pratici suggerimenti permettono di migliorare ma non evitano completamente i problemi. Problemi che stanno aumentando perché la comunicazione scritta immediata, anche attraverso altri tipi di applicazioni come whatsapp o skype, è sempre in aumento.

Il mito per cui scrivere rende le informazioni più chiare, oggettive ed incontrovertibili è decisamente consolidato, questa convinzione che sicuramente è vera quando poniamo la dovuta attenzione a ciò che scriviamo, ci porta ad estremizzare l’uso delle mail  e ad aumentare i pericoli di fraintendimento.

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Risposta al caso 3

Sottovalutiamo infatti che ogni comunicazione è fatta da un contenuto e da un’intenzione. Il messaggio emotivo  passa anche attraverso la comunicazione scritta e non avendo la possibilità di vedere\sentire  la reazione del nostro  interlocutore può se mal interpretata creare profondi screzi personali.

Proprio sulla possibilità di distorce la comunicazione scritta abbiamo “giocato” nel nostro incontro  1 marzo. Per allenarci ad esprimere l’intenzione emotiva nella comunicazione scritta abbiamo proposto ai nostri ospiti 4  situazioni difficili a cui rispondere via e-mail ma, invece di utilizzare le parole, di  “scrivere” per immagini  preparando una mail collage.

CASO 1– Sono arrabbiata con un collega che non mi risponde\non mi consegna in tempo quanto promesso

CASO 2 – Un cliente mi ha fatto una richiesta urgente ma non ho tutte le informazioni

CASO 3 – il mio capo mi chiede di fare delle attività non pianificate con tempi impossibili

Caso 4 – Un cliente continua a rimandarmi un appuntamento e in questo modo blocca le mie attività e la mia pianificazione.


Una volta preparate le mail-collage sono state “lette” dagli altri.

L’esperimento che abbiamo fatto al MANAGERS’CAFE’,  mail che esprimono emozioni attraverso l’utilizzo di immagini è stato un ottimo modo per stimolare la consapevolezza e condividere con il gruppo l’intenzione nella soluzione dei problemi.

Non sempre l’interpretazione è stata facile, come accade anche nelle mail scritte a parole, ma la forza dell’immagine e dell’esprimersi per metafora rende chi legge molto più ben disposto e facilita la comprensione reciproca.

Grazie mille a tutti i partecipanti per le belle mail! Vi aspettiamo il 5 Aprile per parlare di comunicazione interna e branding aziendale.

Managers’Cafè – 5 Aprile 2017 – Come la comunicazione interna sostiene il branding aziendale?

mngCafeChe impatto ha la comunicazione interna sull’immagine esterna dell’azienda? Come costruire una comunicazione interna allineata ed efficiente? Sono queste le domande che ci poniamo nel MANAGERS’CAFE’ di Aprile.

MANAGERS’CAFÉ è uno spazio di confronto  stimolante sui temi di management,  leadership,  organizzazione e cambiamento. MANAGERS’CAFÉ ti aspetta per discutere insieme un nuovo caso aziendale il primo mercoledì di ogni mese dalle 18:00 alle 19:30 nella sede di Formazione Network.

MANAGERS’CAFÉ 
MERCOLEDÌ 5 Aprile 2017  18.00-19.30
Formazione Network – Viale Nino Bixio, 2 – Verona

CASO:   Cristina ha finalmente realizzato il sogno della sua carriera e della sua vita. Per tanti anni ha lavorato, con successo, in diverse grandi aziende milanesi, e si è costruita una brillante carriera, crescendo da addetta amministrativa fino a ricoprire il ruolo di Capo di amministrazione e finanza della regione europea (CFO Europe). L’unico suo cruccio è la difficoltà di coniugare carriera e vita personale; per molto tempo ha cercato una posizione adatta a lei, in cui poter progredire professionalmente ed allo stesso tempo avvicinarsi alla sua famiglia. Finalmente l’occasione giusta è arrivata, e da un paio di mesi Cristina è diventata Amministratore Delegato di una media azienda veneta. Cristina è molto in sintonia con il proprietario e fin da subito il suo contributo è stato ascoltato ed apprezzato. Nel cambiare ambiente di lavoro dalla grande azienda ad un’azienda molto più piccola e padronale, la cosa che l’ha colpita e disorientata di più è stata la mancanza di punti di riferimento e modalità certe nella comunicazione interna. Tutto funziona molto bene, grazie al carisma dell’imprenditore, ma  Cristina fatica ancora ad operare con sicurezza ed incidere positivamente. Sta riflettendo su quali siano davvero le sue esigenze,  e come queste possano servire per costruire un sistema di comunicazione che sia di supporto all’ulteriore crescita aziendale a cui lei e l’imprenditore stanno lavorando. Quali sono gli obbiettivi della comunicazione interna? Come influisce la comunicazione interna sul branding aziendale? Cosa fare per rendere la comunicazione interna una leva di successo per il business?

La partecipazione è gratuita e limitata a 20 persone, quindi affrettati ad iscriverti, scarica il modulo di adesione o invia una mail a  info@formazione-network.it
Non puoi partecipare? Mandaci i tuoi suggerimenti a info@formazione-network.it
MANAGERS’CAFÉ è gestito e facilitato dai coach e consulenti di Formazione Network, che mettono a disposizione la loro ricca e diretta esperienza di consulenza organizzativa e di sviluppo di leadership e di business.
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