Le conversazioni del MANAGERS’CAFE’ – Smart working: le sfide nell’equilibrio tra autonomia e controllo

Lo SMART WORKING è diventato sinonimo di flessibilità del lavoro e di risparmio in termini di spostamenti, spazi ed energia. E’ un modo di lavorare in cui l’ufficio perde la sua importanza come luogo di ritrovo quotidiano delle persone, gli incontri ed il coordinamento avvengo grazie agli strumenti tecnologici che ci connettono anche se siamo fisicamente distanti.

Questo modo di lavorare  richiede, da parte di tutti, una modalità di gestione delle attività diverso ed è proprio questa diversità che abbiamo investigato al MANAGERS’CAFE’ di AprilePaolo, il protagonista della nostra storia, è il manager di una decina di persone, che opera in autonomia fuori dall’ufficio per la gran parte del tempo. Recentemente, al gruppo è stato assegnato un progetto molto complesso e innovativo, che sfiderà le competenze di tutti. La Direzione chiede a Paolo di relazionare spesso ed in modo molto dettagliato sull’andamento del progetto; in altre parole esige un controllo stretto su un progetto che per l’azienda è critico.

Paolo si trova davanti ad un dilemma che non è facile risolvere, come aumentare il controllo senza demotivare le persone. Se lavorassero tutti nello stesso ufficio vedrebbe come stanno andando le attività e con modi informali sarebbe più facile informarsi sullo stato di avanzamento del progetto. Ma Paolo è in un certo senso cieco, i suoi sono lontani e si sentono solo per le riunioni programmate di progetto.

Ed è proprio il coordinare senza vedere quello che fanno gli altri, in un certo senso alla cieca, che abbiamo simulato al Managers’Cafè.  Abbiamo assegnato ad ogni gruppo il compito di descrivere la stanza, con l’obbiettivo che tutti i membri del team  siano pronti a rispondere in modo omogeneo a domande sulla descrizione eseguita. I capi del team hanno indossato la loro mascherina, per lavorare alla cieca.

Veder lavorare i diversi gruppi con il coordinatore bendato è stato veramente interessante. Tutti gruppi hanno scelto un metodo di comunicazione simile, un portavoce del gruppo teneva aggiornato il coordinatore e gli altri comunicavano liberamente tra di loro.

Al termine dell’esperimento abbiamo chiesto ai gruppi cosa avrebbero cambiato e cosa avrebbero rifatto. In sintesi  la comunicazione nel team e con il coordinatore, la suddivisione dei compiti è stata positiva mentre andrebbe migliorato l’ascolto del cliente, la condivisione delle modalità di lavoro e dei dettagli, ed una maggiore attenzione ai tempi.

I suggerimenti  per coordinare un team remoto che sono emersi in modo molto chiaro durante questo MANAGERS’CAFE’ sono:

  • ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: oltre alla suddivisione dei compiti è importante condividere i metodi, gli schemi di lavoro. Spesso ci si concentra solo sul cosa deve essere fatto piuttosto che sul come farlo (metodologia condivisa), in questo modo si rischia di dover utilizzare più tempo per mettere insieme i contributi di tutti.
  • CONTROLLO:Il coordinatore remoto rischia di disturbare il suo team se non tiene a bada l’ansia di controllo. Mantenere alta la motivazione dei collaboratori è essenziale ed è il vero elemento da controllare se si vuole assicurare il successo del progetto ed il rispetto dei tempi.
  • COMUNICAZIONE: Il team per lavorare bene da remoto deve avere ampi spazi di confronto tra team. La comunicazione non deve passare solo attraverso il coordinatore. Ciò è abbastanza controintuitivo, spesso infatti si pensa che il coordinatore debba, per favorire l’efficienza raccogliere tutte le informazioni e poi redistribuirle ai membri del team. In realtà più i è proprio questa comunicazione, talvolta informale, che manca ai team quando lavorano da remoto ed è questa comunicazione che rende più efficace il lavoro e sicuro il risultato.

Il Managers’ Café torna il 9 Maggio  con i suoi casi e le sue domande. Se volete partecipare, iscrivetevi

Le serate  animate da @FormazioneNetwork del Managers’Café sono  aperte a tutti, fino ad un limite di 20 partecipanti. Seguiteci nei  gruppi di LinkedIn e Facebook .

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Managers’Cafè 4 Aprile 2018 – Smart working: le sfide nell’equilibrio tra autonomia e controllo


Siamo sempre più abituati a lavorare in team che non si incontrano di persona, come si riflette questa distanza sulla gestione dei gruppi e sulle relazioni professionali? Questo mese parliamo dell’equilibrio tra autonomia, controllo e relazioni quando si gestisce un gruppo  che lavora Smart.

MANAGERS’CAFÉ è uno spazio di confronto informale e stimolante in cui si trattano argomenti di management.  Ogni mese un caso aziendale diverso con cui confrontarci.

MERCOLEDÌ  4 APRILE  2018  18.00-19.30
Formazione Network – Viale Nino Bixio, 2 – Verona

IL CASO AZIENDALE: L’azienda di Paolo ha adottato uno stile di lavoro smart e sta favorendo attivamente il lavoro da casa. Questo cambiamento è importante per l’azienda, che vuole trattenere i suoi talenti migliori. Paolo, il protagonista della nostra storia, è il manager di una decina di persone, che opera in autonomia fuori dall’ufficio per la gran parte del tempo. Per Paolo ed il suo gruppo il cambiamento verso lo smart working è stato facile, perché, nel corso degli anni, hanno costruito all’interno del team legami personali molto forti. Recentemente, al gruppo è stato assegnato un progetto molto complesso e innovativo, che sfiderà le competenze di tutti. La Direzione chiede a Paolo di relazionare spesso ed in modo molto dettagliato sull’andamento del progetto; in altre parole esige un controllo stretto su un progetto che per l’azienda è critico. Paolo, che è abituato a lasciare ai suoi grande autonomia, non sa bene come giustificare il necessario cambiamento di stile di gestione. In questa situazione, ha l’impressione che i rapporti con le sue persone lo limitino nella sua autonomia di leader. Come può Paolo esercitare controllo senza demotivare le sue persone? Può mantenere buoni rapporti personali con i suoi ed allo stesso tempo non farsene influenzare nelle sue decisioni come leader del gruppo? In che modo introdurre strumenti di controllo a distanza che non siano percepiti come indebite ingerenze sull’autonomia dei collaboratori?

La partecipazione è gratuita e limitata a 20 persone, quindi affrettati ad iscriverti

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