Le conversazioni al Managers’Cafè – Come sviluppare la collaborazione in un team

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Febbraio il Managers’Cafè ha compiuto 2 anni, un bel traguardo, un’esperienza per noi che lo organizziamo e lo ospitiamo veramente di soddisfazione!  Tutti gli incontri sono stati ricchi di temi,  alla storia che raccontiamo si intersecano le esperienze delle persone presenti rendendo la conversazione vitale e interessante.

Partendo dalla storia di Federico ci siamo addentrati nei temi del cambiamento dell’utilizzo del tempo di un imprenditore, del valore della collaborazione, di come trovare soluzioni creative a problemi già noti. Federico è, infatti,  un imprenditore che sta organizzando la sua azienda in modo da aver più energie da dedicare allo sviluppo strategico ed alla sua vita personale. Il successo di questo progetto dipende dalla capacità dei sui diretti riporti di lavorare insieme e risolvere quelle problematiche che stanno al confine della responsabilità di ciascuno, in altre parole nella capacità dei suoi manager di collaborare in progetti ed attività trasversali.

Al ritorno da una vacanza Federico si rende conto che i suoi, pur avendo lavorato (come sempre) molto bene nei relativi reparti, hanno trascurato in sua assenza di risolvere quelle problematiche che di solito vengono affrontate nelle riunioni di coordinamento che lui presiede. Con un po’ di sorpresa realizza che il gruppo lavora bene insieme solo quando c’è lui a supervisionare le riunioni ed a fare da collante. Quando si allontana, i suoi collaboratori non si parlano e non collaborano ed i problemi che non ricadono nella responsabilità diretta di qualcuno rimangono irrisolti.

Come sapete le storie che proponiamo ogni mese, derivano dalle esperienze di consulenza maturate in Formazione Network, in questo caso per avviare la conversazione con i nostri ospiti al  Managers’ Cafè siamo partite dal lavoro che abbiamo  fatto con “Federico” nell’identificare le motivazioni che hanno portato a questa situazione nella sua azienda.  L’analisi fatta ha evidenziato che le cause della poca collaborazione dei suoi manager erano:

  • Mancanza di una chiara definizione delle aspettative di Federico rispetto alle responsabilità di gruppo
  • Poca responsabilizzazione dei Direttori sugli obbiettivi aziendali. Focalizzazione dei Direttori solo sui propri obiettivi con poca capacità di ampliare la prospettiva sugli obbiettivi trasversali aziendali
  • Preoccupazione da parte dei Direttori nel creare conflitti con i propri pari (in altre parole pestare i piedi o farseli pestare).
  • Poca capacità di farsi aiutare dal gruppo\ problem solving di gruppo

Abbiamo quindi coinvolto i partecipanti in un brainstorming collettivo per proporre delle azioni per evitare o risolvere queste 4 situazioni. Del processo di  Brainstorming, abbiamo utilizzato solo la prima parte, quella in cui si richiede il massimo numero di proposte prediligendo la quantità alla qualità.

Non è facile fare brainstorming e lasciarsi andare a tutte le idee che vengono in mente, tanto meno in gruppo in cui non ci si conosce. Il timore di essere giudicato frena la creatività. Nello stesso tempo non è facile astenersi dal giudicare le idee nel momento stesso in cui vengono nominate, talvolta lo facciamo anche con noi stessi lasciando spazio inopportuno alla nostra capacità critica. Lo chiamo spazio inopportuno perché criticare durante la fase in cui emergono le idee rischia di farci buttar proposte che sviluppate potrebbero portarci a soluzioni veramente interessanti. Quindi per fare bene brainstorming, la prima fase dipende dalla disciplina nostra e dei nostri compagni di invenzione di non giudicare e di produrre il più alto numero di proposte possibili.

Sono emerse svariate  idee, le riportiamo per permettere a chi non c’era di valutarle e di prendere spunto da questi suggerimenti.  Durante il nostro incontro non le abbiamo selezionate, ci siamo limitati a elencarle, mettendo a tacere il senso critico e lasciando che  i pensieri fluissero.

SITUAZIONE Lista di possibili soluzioni
Mancanza di una chiara definizione delle aspettative

 

Planning ferie
Responsabilizzazione anche visiva con abbigliamento diversificato
Organigramma con responsabilità anche orizzontali
Poster con obbiettivi e processi
Organizzare attività comuni tra i Direttori (outdoor)
Individuare un vice anche a rotazione
Individuare le incombenze comuni
Mappare le competenze
MBO
Obbiettivo innovativo
Poca responsabilizzazione dei Direttori sugli obbiettivi aziendali trasversali
 
Premio produzione per i direttori (leva motivazionale)
Fissare obbiettivi e milestones
Individuare il migliore
Dividerli per capacità
Nominare un vice
Formazione
Condividere i risultati aziendali e analizzarli insieme
Condividere la visione aziendale per progetto comune e futuro, con obbiettivi definiti, concreti e condivisi.
Creare collaborazione
Preoccupazione da parte dei Direttori nel creare conflitti con i propri pari Attività di gruppo incentivante lo spirito di team
Conoscere e condividere obbiettivi
Giochi aziendali
Stimolare soluzioni trasversali
Più incontri, più riunioni
Cene aziendali
Saper ascoltare
Conoscere i problemi e limiti del proprio team
Attività di miglioramento sui punti deboli
Decisioni condivise
Parlare chiaro
Scarpe colorate per un giorno (scambio per un giorno della responsabilità di reparto)
Poca capacità di farsi aiutare dal gruppo\ problem solving di gruppo    
 
Esporre i problemi
Riunirsi
Rapporto di fiducia reciproca
Comprendere e condividere i problemi
Corsi di formazione
Organizzare attività di gruppo
Affidare obbiettivi comuni
Attività di coaching (necessità di apprendere la gestione delle situazioni comuni)
Gestire in modo diverso le riunioni

Saper valutare in termini di efficacia e di innovazione queste proposte richiede un approfondimento ulteriore che non era negli intenti della serata.  Certo è che incentivare la collaborazione non è un problema banale e molto spesso ci affidiamo alla parola magica obbiettivi come  se già a pronunciarla avessimo trovato la soluzione. Nella nostra esperienza di consulenti, ci siamo rese conto che non sempre definire gli obbiettivi è sufficiente per far sì che le persone collaborino.  Nei nostri progetti di sviluppo organizzativo ci stiamo concentrando sulla parola RISULTATI incentivando i gruppi a trovare un modo per raggiungerli, spesso collaborando.

Per concludere le riflessioni su incontro pensiamo sia utile trovare delle modalità per incentivare la creatività nelle discussioni infatti non sempre le soluzioni già adottate possono essere utili. A volte, come in questo caso, dobbiamo inventare qualche cosa di nuovo ed inconsueto. Probabilmente possiamo prendere spunto da situazioni diverse da quelle lavorative, come l’utilizzo delle tecniche di incentivazione alla collaborazione che si utilizzano negli sport di squadra.  Certo l’innovazione non dà risultati certi (ma talvolta neppure le soluzioni già sperimentate) ma già lo sperimentare e coinvolgere un gruppo nella valutazione dell’esperimento è un modo per creare collaborazione ed incentivare la visione d’insieme.

Vi aspettiamo al prossimo Managers’Cafè Mercoledì 2 Marzo!