Managers’Cafè 6 Febbraio 2019 – L’arte di coinvolgere un team si impara?


Ecco le domande del primo  MANAGERS’CAFE‘ del 2019: Quanto si cresce guardando come lavorano gli altri? Come possiamo imparare l’arte di allineare  un team sulle decisioni prese?

Conosceremo Francesco che vuole  migliorare la sua capacità di condividere il razionale delle sue decisioni e coinvolgere i suoi collaboratori imparando da chi ammira.

MANAGERS’CAFÉ è uno spazio di confronto informale e stimolante in cui si trattano argomenti di management.  Ogni mese un caso aziendale diverso con cui confrontarci.

MERCOLEDÌ  6 Febbraio  2019  18.00-19.30
Formazione Network – Viale Nino Bixio, 2 – Verona

IL CASO AZIENDALE: Francesco è un giovane manager di una media azienda in cui è cresciuto professionalmente in modo costante e rapidamente. Da un anno sta lavorando a stretto contatto con l’Amministratore Delegato, un uomo con grande esperienza, che è stato assunto dalla proprietà per sviluppare il business e l’organizzazione. Giorgio, l’AD, ha condiviso con i manager la strategia e nonostante gli obbiettivi sfidanti è riuscito a creare un gruppo affiatato, che lavora in sintonia e che si sta portando a casa risultati significativi.
Francesco è veramente ammirato dalla competenza di Giorgio, in particolare dalla capacità di quest’ultimo di far comprendere a tutto il gruppo manageriale le motivazioni delle decisioni che prende. Sono stati molti i casi in cui, durante le riunioni strategiche, Francesco e gli altri manager partivano da posizioni diverse da quelle dell’Amministratore Delegato, ma alla fine Giorgio riusciva sempre ad allinearli convintamente sulle sue proposte.
Riuscire a condividere il razionale delle sue decisioni e coinvolgere i suoi collaboratori è per Francesco una sfida, sicuramente un’area di miglioramento. Come può imparare da Giorgio a farlo? Quali sono le modalità più efficaci per allineare un gruppo su una decisione?

La partecipazione è gratuita e limitata a 20 persone, quindi affrettati ad iscriverti

ISCRIVITI AL MANAGERS’CAFE’

Non puoi partecipare?  Seguici ed intervieni nei gruppi Facebook  e Linkedin

MANAGERS’CAFÉ è gestito e facilitato dai coach e consulenti di Formazione Network, che mettono a disposizione la loro ricca e diretta esperienza di consulenza organizzativa e di sviluppo di leadership e di business.
Sei un manager, un dirigente, un imprenditore,  un professionista? Ti aspettiamo al MANAGERS’CAFE’.
Partecipando attivamente al MANAGERS’CAFÉ ti eserciti ad affrontare e risolvere i momenti problematici della tua vita.


Annunci

Le conversazioni del MANAGERS’CAFE’ – Smart working: le sfide nell’equilibrio tra autonomia e controllo

Lo SMART WORKING è diventato sinonimo di flessibilità del lavoro e di risparmio in termini di spostamenti, spazi ed energia. E’ un modo di lavorare in cui l’ufficio perde la sua importanza come luogo di ritrovo quotidiano delle persone, gli incontri ed il coordinamento avvengo grazie agli strumenti tecnologici che ci connettono anche se siamo fisicamente distanti.

Questo modo di lavorare  richiede, da parte di tutti, una modalità di gestione delle attività diverso ed è proprio questa diversità che abbiamo investigato al MANAGERS’CAFE’ di AprilePaolo, il protagonista della nostra storia, è il manager di una decina di persone, che opera in autonomia fuori dall’ufficio per la gran parte del tempo. Recentemente, al gruppo è stato assegnato un progetto molto complesso e innovativo, che sfiderà le competenze di tutti. La Direzione chiede a Paolo di relazionare spesso ed in modo molto dettagliato sull’andamento del progetto; in altre parole esige un controllo stretto su un progetto che per l’azienda è critico.

Paolo si trova davanti ad un dilemma che non è facile risolvere, come aumentare il controllo senza demotivare le persone. Se lavorassero tutti nello stesso ufficio vedrebbe come stanno andando le attività e con modi informali sarebbe più facile informarsi sullo stato di avanzamento del progetto. Ma Paolo è in un certo senso cieco, i suoi sono lontani e si sentono solo per le riunioni programmate di progetto.

Ed è proprio il coordinare senza vedere quello che fanno gli altri, in un certo senso alla cieca, che abbiamo simulato al Managers’Cafè.  Abbiamo assegnato ad ogni gruppo il compito di descrivere la stanza, con l’obbiettivo che tutti i membri del team  siano pronti a rispondere in modo omogeneo a domande sulla descrizione eseguita. I capi del team hanno indossato la loro mascherina, per lavorare alla cieca.

Veder lavorare i diversi gruppi con il coordinatore bendato è stato veramente interessante. Tutti gruppi hanno scelto un metodo di comunicazione simile, un portavoce del gruppo teneva aggiornato il coordinatore e gli altri comunicavano liberamente tra di loro.

Al termine dell’esperimento abbiamo chiesto ai gruppi cosa avrebbero cambiato e cosa avrebbero rifatto. In sintesi  la comunicazione nel team e con il coordinatore, la suddivisione dei compiti è stata positiva mentre andrebbe migliorato l’ascolto del cliente, la condivisione delle modalità di lavoro e dei dettagli, ed una maggiore attenzione ai tempi.

I suggerimenti  per coordinare un team remoto che sono emersi in modo molto chiaro durante questo MANAGERS’CAFE’ sono:

  • ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO: oltre alla suddivisione dei compiti è importante condividere i metodi, gli schemi di lavoro. Spesso ci si concentra solo sul cosa deve essere fatto piuttosto che sul come farlo (metodologia condivisa), in questo modo si rischia di dover utilizzare più tempo per mettere insieme i contributi di tutti.
  • CONTROLLO:Il coordinatore remoto rischia di disturbare il suo team se non tiene a bada l’ansia di controllo. Mantenere alta la motivazione dei collaboratori è essenziale ed è il vero elemento da controllare se si vuole assicurare il successo del progetto ed il rispetto dei tempi.
  • COMUNICAZIONE: Il team per lavorare bene da remoto deve avere ampi spazi di confronto tra team. La comunicazione non deve passare solo attraverso il coordinatore. Ciò è abbastanza controintuitivo, spesso infatti si pensa che il coordinatore debba, per favorire l’efficienza raccogliere tutte le informazioni e poi redistribuirle ai membri del team. In realtà più i è proprio questa comunicazione, talvolta informale, che manca ai team quando lavorano da remoto ed è questa comunicazione che rende più efficace il lavoro e sicuro il risultato.

Il Managers’ Café torna il 9 Maggio  con i suoi casi e le sue domande. Se volete partecipare, iscrivetevi

Le serate  animate da @FormazioneNetwork del Managers’Café sono  aperte a tutti, fino ad un limite di 20 partecipanti. Seguiteci nei  gruppi di LinkedIn e Facebook .

Managers’Cafè 4 Aprile 2018 – Smart working: le sfide nell’equilibrio tra autonomia e controllo


Siamo sempre più abituati a lavorare in team che non si incontrano di persona, come si riflette questa distanza sulla gestione dei gruppi e sulle relazioni professionali? Questo mese parliamo dell’equilibrio tra autonomia, controllo e relazioni quando si gestisce un gruppo  che lavora Smart.

MANAGERS’CAFÉ è uno spazio di confronto informale e stimolante in cui si trattano argomenti di management.  Ogni mese un caso aziendale diverso con cui confrontarci.

MERCOLEDÌ  4 APRILE  2018  18.00-19.30
Formazione Network – Viale Nino Bixio, 2 – Verona

IL CASO AZIENDALE: L’azienda di Paolo ha adottato uno stile di lavoro smart e sta favorendo attivamente il lavoro da casa. Questo cambiamento è importante per l’azienda, che vuole trattenere i suoi talenti migliori. Paolo, il protagonista della nostra storia, è il manager di una decina di persone, che opera in autonomia fuori dall’ufficio per la gran parte del tempo. Per Paolo ed il suo gruppo il cambiamento verso lo smart working è stato facile, perché, nel corso degli anni, hanno costruito all’interno del team legami personali molto forti. Recentemente, al gruppo è stato assegnato un progetto molto complesso e innovativo, che sfiderà le competenze di tutti. La Direzione chiede a Paolo di relazionare spesso ed in modo molto dettagliato sull’andamento del progetto; in altre parole esige un controllo stretto su un progetto che per l’azienda è critico. Paolo, che è abituato a lasciare ai suoi grande autonomia, non sa bene come giustificare il necessario cambiamento di stile di gestione. In questa situazione, ha l’impressione che i rapporti con le sue persone lo limitino nella sua autonomia di leader. Come può Paolo esercitare controllo senza demotivare le sue persone? Può mantenere buoni rapporti personali con i suoi ed allo stesso tempo non farsene influenzare nelle sue decisioni come leader del gruppo? In che modo introdurre strumenti di controllo a distanza che non siano percepiti come indebite ingerenze sull’autonomia dei collaboratori?

La partecipazione è gratuita e limitata a 20 persone, quindi affrettati ad iscriverti

ISCRIVITI AL MANAGERS’CAFE’

Non puoi partecipare?  Seguici ed intervieni nei gruppi Facebook  e Linkedin

MANAGERS’CAFÉ è gestito e facilitato dai coach e consulenti di Formazione Network, che mettono a disposizione la loro ricca e diretta esperienza di consulenza organizzativa e di sviluppo di leadership e di business.
Sei un manager, un dirigente, un imprenditore,  un professionista? Ti aspettiamo al MANAGERS’CAFE’.
Partecipando attivamente al MANAGERS’CAFÉ ti eserciti ad affrontare e risolvere i momenti problematici della tua vita.


Le conversazioni del Managers’Cafè – Le sfide della leadership a distanza

Managers'CAfè3_16Come cambia la comunicazione quando il team lavora disperso sul territorio, quando il leader non può più approfittare dell’informalità che il lavorare condividendo anche uno spazio fisico ti concede? Come sostituire  il supporto reciproco che il team si dà quando lavora (fisicamente) insieme?  Ecco alcune delle domande che sono nate al MANAGERS’CAFE’ ascoltando la storia di Giovanni.

Giovanni è il responsabile di dipartimento e project manager di una media azienda di soluzioni informatiche che per la prima volta si trova a gestire il suo team completamente da remoto. Sta iniziando, infatti, un’importante progetto in cui le sue persone lavoreranno sempre fuori ufficio, ognuno in una sede diversa.

La differenza in  questa situazione è che di solito Giovanni ed il suo team sono abituati a lavorare a stretto contatto. Per mantenere gli stessi livelli (alti) di performance, Giovanni è consapevole di dover adattare la sua leadership alle nuove condizioni di progetto.

Nella nostra conversazione al MANAGERS’CAFE’ abbiamo convenuto che in questa situazione ciò che cambia maggiormente è:

  • L’immediatezza del feedback reciproco
  • L’immediatezza del supporto reciproco tra i membri del gruppo
  • Il continuo allineamento
  • Il livello di responsabilità individuale nei progetti (flusso decisionale)
  • Il livello di responsabilità individuale nel rappresentare l’azienda (branding)
  • Il feedback del cliente

Per ridurre la distanza, mantenere l’allineamento del progetto condividendo le informazioni  sulla soddisfazione del cliente e sul andamento del progetto  è necessario che Giovanni mantenga viva la comunicazione definendo  un piano che prevede l’utilizzo di strumenti  tecnologici ed  incontri di persona.

I gruppi che si sono formati nel nostro salotto manageriale hanno lavorato insieme per definire un piano di comunicazione che utilizzi tutti gli strumenti a disposizione di Giovanni. Su una scala temporale abbiamo, utilizzando post-it di colore diverso per rappresentare il piano di Giovanni

  • Riunioni con tutto il gruppo – VERDE
  • Conference call di gruppo – BLUE
  • Messaggi su Gruppo Whatsapp – ARANCIO
  • Mail di gruppo – AZZURRO
  • Telefonate 1-1 – ROSA
  • Mail 1-1 – GIALLO
  • Incontri 1-1 – ROSA CHIARO

Grazie alla ricchezza che solo la diversità ci consente di avere i tre piani di comunicazione sono risultati uno diverso dall’altro ecco gli esempi

STRUMENTI CONTENUTO FREQUENZA QUANDO
Riunioni fisiche tutto il gruppo Avanzamento generale progetto ed i singoli siti 1 volta mese 1° lun mese
Conf call di gruppo Discussione problematiche emerse nei singoli siti 1 volta settimana Giovedì
Mail di gruppo Comunicazione leader vs follower – TOP -> BOTTOM 3 volta settimana Lun, Mer,Ven
Telefonate 1-1 Singola necessita’ Su condizione quando serve
Mail 1-1 Singola necessita’ Su condizione quando serve
Incontri 1-1 Sintesi avanzamenti, criticità , proposte e feedback cliente 1 volta a settimana per collaboratore Martedì
Chat evernote Continua su richiesta del singolo

 

STRUMENTI CONTENUTO FREQUENZA QUANDO
Riunioni fisiche tutto il gruppo Avanzamento generale progetto ed i singoli siti 1 volta mese Venerdì
Conf call di gruppo Feedbacks Cliente 1 volta settimana mercoledì
Mail di gruppo Comunicazione leader vs follower – TOP -> BOTTOM La prima settimana tutti i giorni, poi al bisogno
Telefonate 1-1 Singola necessita’ 1 volta alla settimana , 10 minuti
Mail 1-1 Singola necessita’ no
Incontri 1-1 Sintesi avanzamenti, criticità , proposte e feedback cliente 1 volta al mese in concomitanza con la riunione di gruppo Martedì
Messaggi su Whatsup NO No
STRUMENTI CONTENUTO FREQUENZA QUANDO
Riunioni fisiche tutto il gruppo Avanzamento generale progetto ed i singoli siti 1 volta mese
Conf call di gruppo Discussione problematiche emerse nei singoli siti 1 volta settimana Lunedì
Mail di gruppo Comunicazione leader vs follower – TOP -> BOTTOM 1 volta alla settimana
Telefonate 1-1 Veloce stato di vanzamento 1 volta alla settimana , 10 minuti quando serve
Mail 1-1 Relazione al capo 1 volta a settimana Venerdì
Incontri 1-1 Sintesi avanzamenti, criticità , proposte e feedback cliente 1 volta al mese in concomitanza con la riunione di gruppo Martedì
Messaggi su Whatsup Per urgenze Al bisogno

La riunione di gruppo in presenza  una volta al mese e la conference call, di gruppo, una volta alla settimana sono due delle caratteristiche comuni a tutti i piani  di comunicazione presentati.

Per quanto riguarda le mail (sia di gruppo che singole) le scelte sono state diverse, che chi le predilige e chi cerca di evitarle.  In generale molte delle azioni prevista dai piani di comunicazione prediligono il rapporto tra 1 a 1 tra Giovanni ed i suoi collaboratori.

Su due punti sono emerse le differenze maggiori. Il primo è quello relativo a come mantenere compatto il gruppo in modo da conservare l’abitudine al supporto reciproco. Non tutti i gruppi hanno valutato importante allo stesso modo la forza di un gruppo compatto.

Una delle nostre partecipanti ha condiviso la sua esperienza in cui grazie all’utilizzo della messaggistica istantanea è riuscita a mantenere nel gruppo sia la condivisione delle soluzione che il buono umore del gruppo. Veramente interessante!

L’altro punto su cui le nostre “chiacchiere” si sono soffermate è come mantenere l’attenzione al cliente, e su questo punto alla fine ci siamo trovati tutti d’accordo. Giovanni dovrà viaggiare e andare a trovare il cliente almeno una volta al mese perché il rapporto con il CLIENTE non si può mai delegare. E questa visita al cliente può essere un’occasione di aumentare la visibilità delle sue persone agli occhi del Cliente oltre ad offrire l’opportunità per dei colloqui 1-1.

Un buon leader lavora con gruppi motivati e che si autosostengono ed è per questo che nel momento in cui lavoriamo a distanza dobbiamo impegnarci per mantenere i contatti con i singoli, i contatti con l’intero gruppo e soprattutto la comunicazione delle persone del team tra di loro, assicurando quel clima di collaborazione e fiducia che la distanza può affievolire.

Gestire un team che lavora in remoto richiede al leader molta energia che se è ben spesa grazie ad una buona organizzazione che tenga conto  dei rapporti individuali, della compattezza del team e della soddisfazione del cliente,   permette alle persone del team di crescere sempre di più e  di raggiungere ottimi risultati di progetto.